Auto-entrepreneur, quels sont les documents comptables obligatoires ?

Vous êtes auto-entrepreneur, vous appréciez sûrement la simplicité de ce régime : on s’inscrit puis on se lance !

Vos obligations en matière de comptabilité sont très allégées par rapport à toutes les autres formes d’entreprises. Mais vous devez tout de même remplir plusieurs documents comptables. Ils sont présentés dans cet article.

Le Code général des impôts définit les obligations comptables du micro-entrepreneur.

✍🏼 Il indique que « les micro-entreprises doivent tenir un livre-journal rempli au jour le jour et présentant le détail de leurs recettes professionnelles, appuyé des factures et de toutes autres pièces justificatives ».
Il ajoute que « les micro-entreprises doivent aussi, lorsque leur commerce principal est de vendre des marchandises, objets, fournitures et denrées à emporter ou à consommer sur place, ou de fournir le logement, tenir un registre récapitulé par année, présentant le détail de leurs achats ».

Cela signifie que si l’administration fiscale (les impôts) vous le demande, vous devez pouvoir présenter :

​☑️​ un livre chronologique de vos recettes,
​☑️​ les factures et autres pièces qui justifient vos recettes,
​☑️​ un registre de vos achats, si votre activité principale consiste à vendre des marchandises ou des objets, des denrées à emporter ou à consommer sur place, ou à fournir des prestations d’hébergement.

Voyons tous ces documents en détail.

Le livre chronologique des recettes

Le micro-entrepreneur doit tenir un livre-journal rempli au jour le jour et présentant le détail de ses recettes professionnelles : c’est le livre chronologique des recettes. Il va vous être aussi très utile pour calculer le montant total de vos recettes, base de calcul de vos cotisations.

Sous quelle forme le livre des recettes de l’auto-entrepreneur se présente-t-il ?

La tenue du livre des recettes doit répondre à une exigence : les recettes, une fois enregistrées, ne doivent pas être modifiables.

Vous avez le choix entre deux types de supports :

📖​ le livre des recettes papier rempli « à la main »,
💻​ le livre des recettes tenu avec un logiciel spécialisé.

📖​ Le livre des recettes papier rempli « à la main »

Vous pouvez acheter un cahier vierge dans lequel vous allez enregistrer vos recettes, de manière manuscrite. Chaque enregistrement doit contenir des informations obligatoires sur la recette.

Vous pouvez aussi acheter un registre dans le commerce. Différentes marques de papeterie proposent des livres de recettes préimprimés, que vous remplirez de manière manuscrite.

💻​ Le livre de recettes tenu avec un logiciel spécialisé

Il existe des logiciels dédiés à la comptabilité de l’auto-entrepreneur. Voici une sélection des plus utilisés et mieux notés :

• Abby.fr ;
• Freebe.me ;
• Indy.fr.

Un logiciel de comptabilité pour entreprise « classique » n’est pas adapté, car la comptabilité de l’auto-entrepreneur est une comptabilité recettes-dépenses, alors qu’une entreprise « classique » tient une comptabilité dite d’engagement, en partie double.

Quelles informations le livre des recettes doit-il contenir ?

Pour chaque recette encaissée, vous devez indiquer :

​☑️​ la date d’encaissement,
​☑️​ l’origine de la recette (référence de la pièce justificative),
​☑️​ le nom du client,
​☑️​ le montant encaissé,
​☑️​ le mode de règlement (espèces, chèque, carte bancaire, virement…).

Pour en savoir plus sur le livre des recettes.

Le registre des achats de l’auto-entrepreneur

Le registre des achats n’est à tenir que dans le cas où votre activité principale consiste à vendre des marchandises, objets, fournitures et denrées à emporter ou à consommer sur place, ou à fournir des prestations d’hébergement.

Si votre activité consiste en la prestation de services, vous n’êtes pas concerné.

✍🏼 Cela peut paraître étonnant d’avoir à justifier ses achats alors que toutes les cotisations sont calculées sur le chiffre d’affaires, sans déduction des charges. Cette obligation répond en fait à deux objectifs :
permettre à l’administration fiscale de contrôler la cohérence entre le volume des recettes et celui des achats, aider l’auto-entrepreneur à évaluer ses charges pour qu’il puisse calculer la rentabilité de son activité.

Sous quelle forme le registre des achats se présente-t-il ?

Tout comme le livre des recettes, vous avez le choix entre trois types de supports :

📖​ le registre des achats tenu sur un cahier et rempli de manière manuscrite,
​📚 le registre des achats acheté dans le commerce et rempli de manière manuscrite,
💻 le registre des achats tenu avec un logiciel spécialisé.

Quelles informations le registre des achats doit-il contenir ?

Pour chaque achat, vous devez indiquer :

☑️ la date de l’achat,
☑️ l’origine de l’achat (référence de la pièce justificative),
☑️ le nom du fournisseur,
☑️ le montant payé,
☑️ le mode de règlement.

Les factures

Quand faut-il établir une facture ?

Voici les trois cas dans lesquels vous avez l’obligation d’établir une facture :

☑️ si votre client est un professionnel,
☑️ ou s’il s’agit d’une vente à distance,
☑️ ou si votre client, particulier, vous le demande.

​✍🏼​ Professionnel ? Particulier ?
Un professionnel achète vos produits et/ou services dans le cadre de son activité professionnelle.
Un particulier achète pour son usage personnel.

Les factures doivent être numérotées et chaque facture doit avoir un numéro unique. La numérotation doit être une séquence chronologique continue et sans rupture : le principe est qu’il n’y doit pas y avoir de « trou » ni de doublon dans la numérotation.

📄​ Exemples de numérotation correcte : facture 2024-1, facture 2024-2, etc. ou facture 1, facture 2, etc.
Exemple de numérotation incorrecte : facture 10, facture 20, facture 30 etc.

Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture ?

Une facture doit contenir un certain nombre d’informations. La loi a déterminé ces informations qu’il faut obligatoirement inscrire sur une facture, sous peine d’amende.

Vous pouvez consulter mon article qui explique comment établir une facture conforme avec toutes les mentions obligatoires.

La note justificative

Quand faut-il établir une note justificative ?

Comme nous venons de le voir, quand votre client est un particulier, vous n’êtes obligé de lui remettre une facture que dans deux cas :

🙋🏽‍♂️ le client vous en fait la demande,
🚚​ il s’agit d’une vente à distance.

Si vous vendez à un particulier, vous devez lui remettre une note justificative de la vente ou un ticket de caisse qui reprend les informations d’une note, dans les cas suivants :

☑️ vous encaissez une prestation de service d’un montant supérieur à 25 €,
☑️ votre client vous en fait la demande.

Quelles informations inscrire sur une note justificative ?

La note doit obligatoirement contenir :

☑️ la date de rédaction de la note,
☑️ vos coordonnées,
☑️ l’identité du client, sauf s’il s’y oppose,
☑️ la date et le lieu d’exécution de la prestation,
☑️ le décompte détaillé de chaque prestation et produit vendus,
☑️ le montant total à payer.

Les autres pièces justificatives

Dans les cas autres que ceux qui exigent une facture ou une note justificative, la remise au client d’un document justificatif de la vente n’est pas obligatoire.

Mais il est vraiment conseillé de le faire, pour plusieurs raisons :

☑️ vous aurez une preuve de la vente en cas de litige avec un client,
☑️ vous disposez de justificatifs de votre chiffre d’affaires à présenter à l’administration fiscale en cas de contrôle,
☑️ vous avez des pièces justificatives comme support pour votre comptabilité.

Vous avez donc tout intérêt à remettre à vos clients une note ou un ticket de caisse. Les doubles de ces pièces justificatives vous serviront de support pour justifier vos recettes et enregistrer celles-ci dans le livre chronologique des recettes.

Si votre activité est un commerce de détail pour lequel vous encaissez vos recettes essentiellement au comptant en espèces, et que vous n’avez pas de caisse enregistreuse, tenez un livre de caisse, agenda dans lequel vous notez chaque recette. Ce livre de caisse constitue une pièce justificative pour votre comptabilité, et vous permet de suivre votre trésorerie. 🐖​

En bref sur les documents comptables de l’auto-entrepreneur

Le livre des recettes	Choix entre 2 supports : • Livre des recettes rempli « à la main » → cahier vierge ou livre des recettes acheté dans le commerce. • Livre des recettes tenu avec un logiciel spécialisé. Informations sur chaque recette : Date de l’encaissement, origine de la recette, montant encaissé, mode de règlement.
Le registre des achats	Obligatoire uniquement si votre activité principale consiste à vendre des marchandises, objets, fournitures et denrées à emporter ou à consommer sur place, ou à fournir des prestations d’hébergement. Même choix de supports que le livre des recettes. Informations sur chaque achat : Date de l’achat, origine de l’achat, montant payé, mode de règlement.
Les factures	Obligation d’établir une facture si : • votre client est un professionnel, • ou s’il s’agit d’une vente à distance, • ou si votre client, particulier, vous le demande. Plus d’infos sur la conformité de la facture.
Les notes justificatives	Obligation d’établir une note à un particulier si : • vous encaissez une prestation de service d’un montant supérieur à 25 €, • ou si votre client vous en fait la demande.

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