Lisa est créatrice de sites web. Elle débute en tant qu’auto-entrepreneuse. Aidons-la à facturer ses clients en toute légalité, en lui expliquant les différents types de factures qu’elle peut être amenée à émettre.
La facture classique
✍🏼 Le cas de Lisa
Lisa vient de finir la réalisation d’un site web pour son premier client. Le temps est venu de lui facturer le montant total dû pour cette prestation. Elle va émettre une facture classique, et envoyer cette facture à son client.
La facture classique est la facture à envoyer à son client suite à la vente d’un bien ou d’un service.
Cette facture est importante, car elle est la preuve juridique de la vente. Elle est obligatoire si vous vendez à un client professionnel, dans le cas d’une vente à distance ou pour n’importe quel particulier qui vous en fait la demande.
La facture doit comporter toutes les mentions obligatoires prévues par la loi.
Chaque facture doit avoir un numéro unique et les numéros de factures doivent se suivre (facture 10, puis facture 11, etc., et non pas facture 10, puis facture 20…)
Plus d’informations sur la facture dans cet article : La facture et ses mentions obligatoires.
La facture de vente de Lisa :
Facture simplifiée, des mentions obligatoires sont à ajouter 🙂
La facture d’acompte
✍🏼 Le cas de Lisa
Pour son deuxième client, Lisa a prévu le paiement d’un acompte dès la signature de la commande. Lisa va émettre une facture d’acompte, et envoyer cette facture à son client.
Un acompte est le versement d’une somme d’argent par le client avant la livraison du bien acheté ou la réalisation de la prestation de service.
Le versement d’un acompte doit donner lieu à l’envoi d’une facture d’acompte au client.
Demander le versement d’un acompte a plusieurs avantages :
☑️ L’acompte améliore votre trésorerie ;
☑️ Il permet de financer les éventuelles dépenses nécessaires pour réaliser la commande ;
☑️ L’acompte n’a pas à être remboursé si le client se rétracte.
La facture d’acompte de Lisa :
Facture simplifiée, des mentions obligatoires sont à ajouter 🙂
La facture de solde
✍🏼 Le cas de Lisa
Lisa a fini la réalisation du site de son deuxième client. Elle doit maintenant facturer le reste à payer.
Le solde est le reste à payer par le client. C’est le montant total de la vente diminué du montant de l’acompte déjà payé.
La facture de solde de Lisa :
Facture simplifiée, des mentions obligatoires sont à ajouter 🙂
La facture rectificative
✍🏼 Le cas de Lisa
Les affaires de Lisa marchent bien. 🙂 Grisée par son succès, elle s’est trompée en établissant la facture n°6 : elle s’est trompée en saisissant le nom du client. Avant de régler la facture, son client l’a contactée pour qu’elle rectifie son erreur. Lisa se demande si elle peut modifier sa facture n°6.
Il arrive à tout le monde de faire des erreurs en faisant une facture :
☑️ oublier une réduction,
☑️ appliquer un taux de TVA incorrect (quand on facture la TVA),
☑️ oublier une mention obligatoire ou se tromper dans une information…
Tout d’abord, non, Lisa ne peut pas modifier sa facture n°6 : il est interdit de modifier ou de supprimer une facture déjà émise.
Il existe deux solutions pour corriger une erreur sur une facture :
☑️ émettre une facture rectificative,
☑️ émettre une facture d’avoir.
Puisque son client n’a pas encore réglé la facture, Lisa peut émettre une facture rectificative. Elle pourrait aussi émettre une facture d’avoir, que nous expliquerons dans la partie suivante.
Voyons ici toutes les caractéristiques de la facture rectificative.
La facture rectificative doit :
☑️ avoir un nouveau numéro, différent de la facture qu’elle remplace,
☑️ mentionner clairement qu’il s’agit d’une nouvelle facture, qui annule et remplace la facture précédente, dont il faut indiquer le numéro et la date d’émission,
☑️ se présenter comme une facture classique, avec toutes les mentions obligatoires.
La facture rectificative de Lisa :
Facture simplifiée, des mentions obligatoires sont à ajouter 🙂
La facture d’avoir
✍🏼 Le cas de Lisa
Lisa est décidément distraite, elle s’est trompée en établissant la facture n°8 (montant de la facture 400 €) : elle a oublié de facturer la réduction de 10 % indiquée sur le devis. Le client a déjà réglé la facture n°8. Voyons comment corriger son erreur avec une facture d’avoir.
Même consigne que précédemment : elle n’a pas le droit de modifier ou de supprimer une facture déjà émise.
Si le client n’avait pas encore réglé la facture, elle aurait le choix entre émettre une facture rectificative ou une facture d’avoir.
Cette facture n°8 étant déjà réglée, Lisa n’a pas le choix : elle doit émettre une facture d’avoir, appelée aussi simplement avoir.
Un avoir est une facture :
☑️ soit qui annule (mais ne remplace pas) une facture précédente,
☑️ soit qui constate une somme que le vendeur doit rembourser au client.
Lisa peut donc :
☑️ soit émettre un avoir qui annule la facture n°8 et émettre une nouvelle facture n°9 (si ce numéro n’est pas encore attribué),
☑️ soit émettre un avoir qui constate la somme qu’elle doit rembourser à son client.
Lisa se dit qu’il est plus rapide d’émettre un seul document, elle choisit la seconde solution. Elle émet donc un avoir qui constate la somme qu’elle doit rembourser à son client (400 x 10 %, soit 40 €).
L’avoir doit :
☑️ comporter la mention AVOIR avec sa propre numérotation,
☑️ indiquer le numéro de la facture initiale en rapport avec l’avoir,
☑️ se présenter comme une facture classique, avec toutes les mentions obligatoires.
L’avoir de Lisa :
Avoir simplifié, des mentions obligatoires sont à ajouter 🙂
Pourquoi les comptables préfèrent-ils l’avoir à la facture rectificative ?
La facture rectificative peut être facilement une source d’erreur dans la tenue de la comptabilité : on oublie souvent d’annuler la facture initiale quand on enregistre la facture rectificative. On se retrouve donc avec des ventes en double (chez le vendeur) et des achats en double (chez le client).
La facture d’avoir, puisqu’elle ne remplace pas la facture initiale, évite ce risque .
La facture avec débours
✍🏼 Le cas de Lisa
Pour un nouveau client, Lisa doit créer un site web, mais aussi acheter l’hébergement du site pour le compte du client. Sur sa facture, elle va ajouter le montant de l’hébergement, puisque c’est elle qui a payé cette dépense. Cela lui pose un problème : elle va payer des cotisations sociales et des impôts sur le montant total de la facture, donc aussi sur ces frais d’hébergement. En tant qu’auto-entrepreneur, elle doit en effet déclarer toutes ces recettes, sans déduire aucune charge. Heureusement, il existe les débours !
Les débours sont des dépenses faites pour le client et en son nom.
Un autre exemple que celui de Lisa : des achats de matériaux faits par un artisan pour effectuer des travaux chez un client.
Si Lisa veut que les frais de débours ne soient pas inclus dans ses recettes d’auto-entrepreneur, elle doit :
☑️ demander que la facture des frais de débours soit au nom de son client,
☑️ dans la facture qu’elle-même émet pour son client, elle doit ajouter une ligne « frais de débours », en précisant la nature de la dépense et le montant exact dépensé,
☑️ envoyer sa propre facture accompagnée de la facture des frais de débours à son client.
La facture avec débours de Lisa :
Facture simplifiée, des mentions obligatoires sont à ajouter 🙂
Grâce à ce mécanisme des débours, un auto-entrepreneur peut engager des dépenses pour son client sans que cela augmente son chiffre d’affaires du montant de ces dépenses.
En bref sur les types de factures
| Facture classique | Facture à envoyer à son client suite à la vente de produits ou la réalisation d’un service. |
| Facture d’acompte | Facture qui constate le versement d’une somme d’argent par le client avant la livraison de biens ou la réalisation d’un service. |
| Facture de solde | Facture qui constate le reste à payer quand il y a déjà eu une facture d’acompte. |
| Facture rectificative | Facture qui annule et remplace une facture déjà émise, et que le client n’a pas encore réglée. |
| Facture d’avoir | Facture qui annule une facture déjà émise, ou qui constate une somme que le vendeur doit rembourser à son client. |
| Facture avec débours | Facture qui mentionne des frais de débours, qui sont des dépenses faites pour le client et en son nom. Les débours permettent aux auto-entrepreneurs d’engager des dépenses pour leurs clients sans augmenter leur chiffre d’affaires. |
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